Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

BÖLÜM 1: Giriş

1.1. Amaç

Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), Reflektif Bilişim Teknolojileri A.Ş. ("Reflektif" veya "Şirket") tarafından "Veri Sorumlusu" sıfatıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili diğer mevzuat uyarınca kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Reflektif, kişisel verilerin işlenmesinde olduğu gibi, bu verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde de hukuka uygun, şeffaf ve sorumlu bir yaklaşım benimsemektedir.

1.2. Kapsam

Bu Politika; çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, hizmet sağlayıcılarımız, ziyaretçilerimiz, platform kullanıcılarımız ve herhangi bir nedenle Şirketimiz nezdinde kişisel verisi bulunan diğer tüm üçüncü kişilere ait kişisel verileri kapsamaktadır.

BÖLÜM 2: Sorumluluk ve Görev Dağılımları

Kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinin hukuka uygun bir şekilde yönetilmesinden Şirket yönetimi ve tüm çalışanlar sorumludur. Bu kapsamda, teknik ve idari tedbirlerin alınması, çalışanların eğitilmesi ve farkındalığın artırılması için gerekli tüm aksiyonlar Şirketimiz tarafından alınır.

BÖLÜM 3: Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, Şirketimiz tarafından aşağıda listelenen ortamlarda güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

BÖLÜM 4: Teknik ve İdari Tedbirler

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile hukuka uygun olarak imha edilmesi için Şirketimiz tarafından KVKK'nın 12. maddesi uyarınca gerekli tüm teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

4.1. Teknik Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile anlık müdahale imkanları bulunmaktadır.
• Erişim yetki matrisleri ve yetki kontrolleri uygulanmaktadır.
• Veri maskeleme, şifreleme ve sızma (penetrasyon) testleri gibi güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Veri kaybını önlemek için düzenli yedekleme yapılmaktadır.

4.2. İdari Tedbirler

• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Aydınlatma Yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda farkındalık eğitimleri düzenlenmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Kurum içi periyodik denetimler yapılmaktadır.
• Gizlilik taahhütnameleri imzalanmaktadır.

BÖLÜM 5: Kişisel Verileri İmha Yöntemleri

Kişisel verilerin imhası, verinin niteliğine ve bulunduğu kayıt ortamına göre aşağıdaki yöntemlerle gerçekleştirilir:

BÖLÜM 6: Saklama ve İmha Süreleri

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen süreler kadar muhafaza etmektedir. Bu süreler, veri kategorisi ve işleme amacına göre değişiklik göstermektedir.

Periyodik İmha Süresi: Şirketimiz, periyodik imha işlemlerini her yıl Haziran ve Aralık aylarında olmak üzere 6 aylık periyotlarla gerçekleştirir.

BÖLÜM 7: Politikanın Yayınlanması ve Güncellenmesi

Bu Politika, Şirketimizin internet sitesinde yayınlanarak kamuya duyurulur. Politikada, mevzuat değişiklikleri veya Şirket kararları doğrultusunda değişiklik yapılması halinde, güncel Politika yine aynı yöntemle kamuoyu ile paylaşılır.